個人で診療所を開設している場合とは異なり、医療法人には、設立後もさまざまな届出や手続きが必要です。
その一つが、理事や監事などに関する「役員変更届」です。
「役員の顔ぶれが変わっていないため、手続きは必要ない」と思われることもありますが、任期満了後に同じ方が再任される「重任」の場合にも、役員変更届を提出する必要があります。
今回は、愛知県における医療法人の役員変更手続きについてご説明します。
医療法人の役員とは
医療法人では、原則として、役員として理事3人以上および監事1人以上を置くこととされています。
理事の中から選ばれる理事長は、医療法人を代表し、法人の業務を統括します。監事は、医療法人の業務や財産の状況を監査する役割を担います。
役員を選任する際には、定款の内容を確認したうえで、社員総会や理事会など、必要な機関決定を適切に行わなければなりません。
役員の任期満了にも注意が必要です
医療法人の役員の任期は、2年を超えることができないとされています。実際の任期については、それぞれの医療法人の定款に定められています。
任期満了後、同じ方が引き続き理事や監事に就任することを「重任」といいます。
役員の氏名や構成に変更がなくても、任期がいったん満了し、改めて選任される場合には、必要な決議を行い、役員変更届を提出しなければなりません。
「同じ役員が続けるので、特に手続きは必要ない」と判断してしまわないよう、定款と役員の任期を定期的に確認しておくことが大切です。
役員変更届が必要となる主なケース
役員変更届が必要となるのは、主に次のような場合です。
・新たに理事や監事が就任したとき
・理事や監事が辞任または退任したとき
・理事長が変更になったとき
・任期満了後、同じ役員が重任したとき
愛知県では、理事や監事の辞任・就任などがあった場合、変更後遅滞なく、愛知県知事へ役員変更届を提出することとされています。
愛知県で必要となる主な書類
愛知県へ役員変更届を提出する際には、一般的に次のような書類を準備します。
・役員変更届（様式22）
・社員総会議事録の写しなど、役員改選の手続きを行ったことが分かる書類
・理事長を改選した場合は、理事会議事録の写し
・役員就任承諾書（様式18）
・履歴書（様式16）
・新たに理事長へ就任する場合は、医師または歯科医師免許証の写し
・担当者名や連絡先が分かる書類
重任の場合にも、改めて本人の就任承諾が必要となり、履歴書についても最新の内容に更新して提出します。
必要書類は役員変更の内容によって異なるため、実際の手続きにあたっては、定款やこれまでの届出内容も併せて確認する必要があります。
理事長が変更になる場合は登記も必要です
理事や監事の変更は、すべてが登記事項となるわけではありません。
ただし、医療法人の代表者である理事長が変更になった場合には、法務局で変更登記を行う必要があります。登記完了後には、愛知県へ「登記事項変更登記完了届」を提出します。
愛知県への役員変更届と法務局での変更登記は、それぞれ別の手続きです。登記が必要となる場合には、行政書士と司法書士が連携しながら進めることで、手続きの漏れを防ぎやすくなります。
役員の任期を一覧で管理しましょう
役員変更手続きの漏れを防ぐためには、次の事項を一覧にして管理しておくと安心です。
・現在の理事、理事長および監事の氏名
・それぞれの就任日と任期満了日
・社員総会や理事会の開催予定日
・愛知県への届出状況
・理事長に関する変更登記の状況
特に、役員の重任手続きは数年に一度となるため、日常の診療や法人運営の中で見落とされやすい手続きです。任期満了の直前になって慌てることがないよう、早めに準備しておくことをおすすめします。
まとめ
医療法人では、理事や監事が交代する場合だけでなく、同じ役員が任期満了後に重任する場合にも、役員変更届が必要です。
手続きにあたっては、定款を確認し、社員総会や理事会で必要な決議を行ったうえで、議事録、就任承諾書、履歴書などを整える必要があります。
また、理事長が変更になる場合には、法務局での変更登記と、登記後の愛知県への届出も必要となります。
スピカ行政書士オフィスでは、愛知県内の医療法人における役員変更届、議事録その他の必要書類の作成・提出をサポートしております。
役員の任期や必要な手続きが分からない場合も、現在の定款や役員構成を確認しながらご案内いたします。どうぞお気軽にご相談ください。
※本記事は一般的な制度をご案内するものです。医療法人の定款や役員変更の内容によって、必要な手続き・書類が異なる場合があります。
